Pe 12 și 13 iunie a avut loc, în Sala Voievozilor de la Palatul Culturii din Iași, atelierul creativ de explorare și prototipare a soluțiilor pentru problemele semnalate de ieșeni în proiectul Soluții colaborative pentru comunitate. Mai simplu spus, echipa CIVICA, cea care implementează proiectul, a organizat un maraton de lucru pe soluții, care a durat două zile (sau ”Design Jam”, dacă îi întrebați pe facilitatorii de la Design Thinking Society), în care 7 echipe au lucrat la rezolvări pentru cele 7 probleme votate de ieșeni pe solutiicolaborative.ro.
La o primă citire, poate vă gândiți că nu este un eveniment ieșit din comun; astfel de ”maratoane” de lucru pe proiecte se întâmplă de câțiva ani în Iași și peste tot în țară. Cu toate acestea, atelierul creativ Soluții colaborative chiar a fost un eveniment deosebit și unic în România. Să vă explic de ce.
În primul rând, pentru prima dată cetățeni, reprezentanți ai administrației locale și ai mediului privat au lucrat ”cot la cot” pentru a găsi soluțiile cele mai potrivite la problemele orașului, semnalate de ieșeni.
În al doilea rând, mecanismul în sine, prin care sunt explorate rezolvările, este o abordare deosebită pentru acest tip de probleme. Design Thinking, procesul prin care sunt create soluții pornind de la nevoile reale ale oamenilor, începe să fie îmbrățișat tot mai mult în România, dar cu precădere în mediul business și ONG. Pentru sectorul public este încă o noutate. CIVICA a avut bucuria să aibă alături doi oameni minunați, Adelina Dabu și Tudor Juravlea de la Design Thinking Society, care nu doar au facilitat procesul în cele două zile de atelier, dar au și ghidat implementarea Design Thinking în proiect încă de la început.
În al treilea rând, a fost un moment mult așteptat și de echipa CIVICA, dar și de ieșeni, încă din noiembrie 2020, când a fost lansat proiectul. Deși titlul ”promitea” rezolvări la problemele orașului, pe care să le construim împreună, încă de la început și pentru mult timp s-a vorbit doar despre ”probleme”, ”provocări”, ”nemulțumiri”. Comunitatea era nerăbdătoare să vină cu soluții. Chiar multe din problemele înscrise de ieșeni pe platforma solutiicolaborative.ro conțineau, deja, idei de rezolvări. Știam cât de dificil este pentru cetățeni să aibă răbdare, să aștepte acele soluții și să vorbească despre provocările ”pe care le știe toată lumea”. În sfârșit venise momentul soluțiilor, care a adus împreună aproape 80 de ieșeni cu experiențe și profesii diferite pentru a lucra, voluntar, la rezolvări pentru oraș.
Odată ajunși în acest punct, pot spune că a fost peste așteptări.
Am avut bucuria să fiu gazda evenimentului și „ochiul” observatorului mai mult sau mai puțin din afară. Am văzut și simțit intensitatea momentului, a procesului de lucru, energia participanților, entuziasmul pentru construirea prototipurilor, dedicarea prezentărilor-test în fața ”cetățenilor” și pasiunea din momentul prezentărilor finale. Chiar și acum, scriind aceste rânduri, simt din nou fluturii în stomac la amintirea celor două zile. Dar pentru că e greu să mă credeți pe cuvânt, voi încerca să schițez tabloul evenimentului și motivul pentru care, în acest proiect, se pune accent pe modul în care ajungem la soluții.
Ziua 1, sâmbătă, a fost dedicată etapei de explorare: clarificarea unor întrebări în discuții cu specialiști, explorarea fațetelor multiple ale problemele votate din fiecare domeniu și generarea de idei de soluții pentru diferitele aspecte ale „experienței cetățeanului” care se confruntă cu acele probleme.
A fost un început cu mari emoții pentru toată lumea: echipa de organizare, pe de o parte, care de zile bune a pus cap la cap o miriadă de detalii pentru ca invitații să aibă o experiență la superlativ; de cealaltă parte, echipele de lucru care se întâlneau pentru prima dată față în față, în formulă completă și nu știau bine la ce să se aștepte timp de două zile de lucru intens.
Cadrul – Sala Voievozilor a Palatului Culturii. Doar la gândul că atât de mulți cetățeni se aflau într-un spațiu emblematic pentru cultura ieșeană pentru a lucra împreună, benevol, la soluții pentru orașul lor - e greu să nu simți, chiar și pentru o secundă, importanța momentului. Îmi amintesc dimineața de sâmbătă când urcam scările din marmură de Carrara ale Palatului după ce tocmai trecusem, pe esplanadă, printre obiectele de artizanat ale meșterilor populari. Nu știu cum s-au potrivit toate, dar s-a conturat un tablou al unei comunități pline de viață și diversitate, așa cum rar avem ocazia să-l observăm în rutinele personale: cultură, civism, tradiție, rural, urban, modern, trecut, prezent, viitor. Poate suna „siropos”, dar sunt puține momentele în care vedem dovezi tangibile ale semnificațiilor multiple. Pentru că, așa cum e și cazul „problemelor” explorate în atelier, o experiență nu are niciodată o singură latură simplă, clară. Totdeauna există fațete nevăzute, implicații mai profunde.
După efervescența întâlnirii de dimineață, în care participanții s-au (re)conectat, după cuvintele de început ale invitaților, s-a trecut la treabă.
Prima etapă a fost „biblioteca vie”, în care reprezentanți ai administrației locale și ai mediului privat au mers la fiecare echipă pentru a răspunde la întrebări despre problemele selectate. Au fost „luați la întrebări” Mihai Chirica - Primarul Municipiului Iași, Daniel Juravle – Viceprimar al Municipiului Iași, Cătălin Boghiu – Direcția Digitalizare din cadrul Primăriei Iași, Liviu Zanfirescu – Director General Poliția Locală, Georgiana Buzdugan - Expert financiar și accesare fonduri Urban Scope, Ana Negru - Expert urbanist Urban Scope, Lenuța Alboaie - Director Centrul de Transfer Tehnologic - ITransfer, Facultatea de Informatică, UAIC Iași, Maria Corina Barbaros –Facultatea de Filosofie și Științe Social-Politice, UAIC Iași, Adrian Mironescu – designer de brand la Wiron și Radu Puchiu (prezent online) – envoy Open Government Partnership.
Spațiul generos al sălii ne-a permis să poziționăm cele 7 mese de lucru la distanță, astfel încât toată lumea să se simtă în siguranță. Desigur că purtarea măștilor a adus și disconfort, dar cu toții ne-am simțit responsabili să avem grijă unii de ceilalți.
După runda de întrebări și răspunsuri, invitații au părăsit sala și cele 7 echipe au continuat lucrul. Zumzăiala din prima parte s-a liniștit, semn că venise momentul pentru concentrare. Echipele au mai trecut o dată prin informațiile centralizate în săptămânile de cercetare (interviuri și documentare) și au realizat o hartă a sistemului problemei: cine este afectat? în ce moment? care sunt obstacolele? cine sunt actorii care intervin în diferite momente? etc.
Cele 7 table albe s-au umplut de post-it-uri. Din când în când auzeam câte o explicație tehnică: „trotineta are un alt regim...”. Doar rotind privirea în sală, a devenit clar că problemele votate nu mai erau „7 probleme”. Deveniseră puzzle-uri din multe alte aspecte la care nu ne-am fi gândit și care cereau, fiecare în parte, o rezolvare.
Momentul următor a energizat și mai mult sala: etapa de ideație. Sub presiunea unui timp limitat și cu ajutorul unor întrebări de tipul „Cum am putea să...?”, membrii echipelor au scris și lipit pe table post-it-uri cu idei de soluții. Primele idei care le-au venit în minte, fără filtre, din pură imaginație, cu îndrăzneală și fără teama de a fi judecați. Cât de multe idei a putut genera fiecare într-un timp scurt... Pe un ecran imens din capătul sălii, participanții puteau urmări minutele care treceau. Din când în când se auzea un gong, marcând finalul câte unei etape. Sala Voievozilor a devenit din nou gălăgioasă de forfota unui du-te-vino de la mese la table. Totuși, puține vorbe. Toți erau concentrați pe a scrie cât mai multe idei. Tablele albe, tapetate cu bilețele colorate și participanții strânși în jurul lor și lipind alte și alte idei mi-au amintit de niște rame de stupi pe care le văzusem într-o prisacă, ani în urmă.
După efervescența ideației a urmat momentul alegerilor. Fiecare a trebuit să ”salveze” de pe tablă câte două idei. ”Ingredientul magic” din acest proces a fost constrângerea de a alege doar ideile altor participanți. În acest fel se votează potențialul ideii, dincolo de biasul orgoliului propriu.
După etapa de votare, facilitatorii, Adelina și Tudor, au lansat o nouă provocare: pentru fiecare idee aleasă participanții trebuiau să dezvolte un concept de soluție. Acestea au fost, apoi, prezentate celorlalți membri ai echipei. În final fiecare echipă a trebuit să aleagă 2 sau 3 soluții pentru care, în grupuri mai mici, să creeze prototipuri în ziua următoare.
Din nou, du-te-vino de la mese la table. Unii se întorceau la informațiile din cercetare sau harta experienței, alții citeau din nou întrebările și ideile rămase pe tablă. De acum tablele erau acoperite de flipchart-uri și post-it-uri pe ambele părți și oamenii se adunau grupuri-grupuri de jur împrejurul cadrelor mari, albe. Un nou du-te-vino de la table la mese și invers. Scris concentrat pe fișele pregătite de facilitatori. În scurt timp, au început să apară primele concepte de rezolvări. Un moment pregătit timp de câteva luni și lucrat la intensitate maximă în ultimele câteva ore.
Spre ora 18:00, la finalul primei zile de atelier creativ, Sala Voievozilor era încă animată. În fiecare echipă, participanții discutau intens ce concepte să între în faza de prototipare de a doua zi. Explicații, negocieri, alegeri. La finalul zilei, fiecare a plecat spre casă cu gândul la un concept ce urma să prindă formă a doua zi.
Duminică, a doua zi a atelierului creativ Soluții colaborative, a fost despre a concretiza conceptele alese în prototipuri, a le testa și rafina, pentru ca la final fiecare echipă să aleagă și să prezinte câte o soluție.
După o sâmbătă de efort creativ intens, m-aș fi așteptat ca duminică dimineață participanții să revină în Sala Voievozilor obosiți și fără prea mult chef. Am presupus greșit. Aproape la fel de mult entuziasm (dacă nu chiar mai mult) a umplut repede spațiul. Încă de pe hol, din jurul aparatelor de cafea, auzeam deja discuții despre rezolvările alese. Fără prea multă introducere, s-a trecut la treabă. Facilitatorii, Adelina și Tudor, au mers la fiecare masă și au explicat ce au de făcut pentru prototipare. Materialele de lucru fuseseră deja pregătite. Mesele arătau ca băncile dintr-o clasă de școală primară, la ora de lucru manual: post-it-uri, agrafe de birou și figurine colorate, creioane, markere, lipici, bandă adezivă, hârtii albe în vreo 3 dimensiuni, pioneze, foarfece.
Din fiecare echipă s-au desprins grupuri mai mici pentru a lucra pe câte un concept. După câteva momente de liniște, în care participanții s-au gândit ce au de făcut, sunetul vocilor a început să crească treptat. Pe măsură ce ideile se concretizau, creștea și agitația. Participanții au devenit tot mai creativi. Unii au „reciclat” cutii de carton pentru a-și construi macheta, alții au folosit imagini tipărite de acasă. Dacă la început, pentru minute bune, cu toții au stat liniștiți pe scaune, odată prototipurile începute, participanții s-au mișcat tot mai mult. Zgomot de scaune, râsete, voci energice, alergătură după lipici sau încă o foaie albă, căutări după orice alt obiect cu care se poate improviza. Multă culoare, veselie, entuziasm.
Pe ecranul digital imens se mișcau și cifrele care numărau minutele.
Unii au ales să construiască din carton și hârtie machete ale unor zone din Iași. Alții au desenat și exemplificat cu imagini planuri de implementare cu personaje, grafic de timp, listă de resurse. Altă echipă a construit, din carton, miniatura unui fotoliu cu ochelari VR. Din rolul meu de observator a fost fascinant să văd cum „oameni mari”, cu roluri purtând numeroase și variate responsabilități, au dat atât frâu liber imaginației cât și s-au bucurat, ca niște copii, să taie și să lipească hârtie colorată.
Cu prototipurile construite, echipele au plecat în misiune de testare. Planul inițial era să se meargă în jurul Palatului Culturii și pe bulevardul Ștefan cel Mare pentru a discuta cu ieșenii despre ce înțeleg și cum percep conceptele de soluții propuse. Însă ploaia torențială pornită de dimineață ne-a obligat să ne reorganizăm. Am profitat de faptul că Palatul Culturii era deschis pentru vizitare. Participanții au prezentat prototipurile vizitatorilor, sub bolțile gotice ale holurilor. Una dintre echipe, totuși, foarte determinată, s-a avântat în ploaie, în Palas, pentru a lua feedback de la și mai mulți ieșeni.
A doua parte a zilei a adus, poate, cea mai mare provocare: alegerea soluției finale și pregătirea prezentării în fața întregii audiențe (inclusiv în transmisiunea live de pe Facebook). Facilitatorii au explicat că, în fiecare echipă, soluțiile dezvoltate de grupuri puteau fi cumulate într-un concept mai mare, dacă acest lucru se potrivea. Unele echipe, cum a fost cea de la Bună Guvernare și Digitalizare, a ales această variantă.
După-amiază, la 4 și jumătate, a venit și momentul culminant al atelierului: prezentarea conceptelor de rezolvări pentru fiecare din cele 7 domenii. Echipa CIVICA a invitat un „comitet” care să ofere feedback, format din reprezentanți ai partenerilor din proiect: Daniel Juravle – Viceprimar al Municipiului Iași, Raluca Munteanu – Business development manager în Grupul Iulius, Andrei Spițelnicu - Country Manager Centric IT Solutions Romania, Florin Mindirigiu – Fondator Share-Architects, Dan Zaharia - Fondator Fab Lab Iași, Mădălina Apetre - Site Manager Mambu Tech și Cezar Gumeni - Fondator Cake Expert.
A urmat un maraton de prezentări în care s-a simțit pasiunea pusă de fiecare echipă în construirea conceptelor. 5 minute pentru prezentare și încă 5 pentru întrebări și răspunsuri au fost puține pentru câte erau de povestit. În fiecare prezentare s-a văzut clar că soluțiile au fost construite pe informații bine documentate (inclusiv legislative sau estimări de bugete), pe exemple de bune practici care deja funcționează în alte orașe, pe experiențe trăite și observări concrete. O primă dovadă a valorii soluțiilor propuse a fost și faptul că unii dintre invitați și-au manifestat deja interesul să contribuie la implementarea anumitor componente.
Echipe ai căror membri abia se cunoscuseră personal cu o zi și jumătate în urmă, acum, în timpul prezentărilor, se susțineau, completau, felicitau și încurajau. Rezolvările la care au ajuns au fost rezultatul lucrului împreună.
La final, parcă nu ne mai dădeam duși. Participanții și invitații au rămas încă să vorbească despre soluțiile create, despre următorii pași. Am fi crezut că, după două zile de weekend, cu aproape câte 9 ore de lucru intens, mai toți se vor grăbi să se întoarcă la casele lor.
Încet-încet Sala Voievozilor s-a golit. Am rămas doar noi, echipa CIVICA și facilitatorii, Adelina și Tudor, să strângem și să aranjăm la loc sala. La început în liniște, parcă nu ar mai fi fost multe de spus după aceste două zile atât de intense. Apoi, treptat, ne-a revenit graiul și am început să rememorăm momente din atelier, în timp ce mutam scaune, mese și table.
Aceasta este povestea unui eveniment atât de mult așteptat – atelierul creativ Soluții colaborative, de explorare și prototipare a conceptelor de soluții pentru oraș. De fapt, este povestea unei comunități care s-a reunit să lucreze, benevol, pentru un Iași în care să ne placă și mai mult să trăim.
Oameni care se întâlneau pentru prima dată au lăsat la o parte alte activități de weekend, s-au „înarmat” cu răbdare și multă cafea, au dat dovadă de deschidere, bună-voință și creativitate și au lucrat umăr la umăr cu „necunoscuți”. Indiferent de vârstă, profesie, mediu în care lucrează sau orașul în care s-au născut, cu toții au avut în comun dorința de a contribui la o schimbare în bine, de a da înapoi comunității, de a găsi sens.
Procesul soluționării nu se încheie aici. Echipele continuă să lucreze, să testeze prototipurile, să îmbunătățească. Rezolvările propuse vor fi prezentate și pe solutiicolaborative.ro pentru consultare publică. Apoi, planurile de implementare vor fi înaintate administrației locale pentru a le pune în practică, fiind deschisă invitația de a se implica și către mediul privat.
Uitându-mă în urmă, de la ce am pornit din momentul când s-a spus STOP VOT pentru problemele comunității și la ce concepte de soluții am văzut la finalul atelierului, îmi dau seama ce impact important are modul de lucru. La o primă vedere, problemele „mari” votate de ieșeni pentru soluționare păreau să aibă rezolvări destul de evidente. Bicicliștii nu se simt în siguranță să traverseze orașul? Păi e simplu! Piste de bicicletă! Grad ridicat de poluare a aerului? Păi e simplu! Fără mașini! Și totuși, dacă citiți soluțiile propuse, vă dați seama câte detalii importante și idei valoroase am fi omis dacă nu am fi întrebat specialiștii și cetățenii care se confruntă cu problemele; dacă nu ar fi lucrat împreună mai multe minți, oameni cu diferite experiențe; dacă echipele nu și-ar fi dat voie să gândească și altfel, să fie inventivi, să privească dincolo de limite, să empatizeze cu ceilalți.
Deși implementarea soluțiilor reprezintă punctul final al primei ediții de Soluții colaborative, după acest atelier îmi dau seama că punctul central al proiectului îl reprezintă cuvântul ”colaborative”. Dincolo de rezolvările propuse, de cât de inovatoare sau simplu de pus în practică sunt, cea mai mare realizare este răspunsul dat de comunitatea ieșeană: aproape 80 de oameni au lucrat împreună, benevol, pentru aceste rezolvări. Oameni care nu se cunoșteau înainte. Care poate nu se vor mai întâlni sau, din contră, vor lega prietenii. Ieșeni care, în două zile, au creat valoare pentru Iași – valoarea empatiei și colaborării.
Articol scris de Irina și publicat pe 1 iulie 2021
